También se le llama reporte de estado de conservación, reporte de alteraciones, registro de condición de obra, registro de estado de conservación. Este tipo de documento se realiza por un especialista, un restaurador o conservador de obras de arte.

Debe ser realizado en las siguientes situaciones:

Cuando se adquiere una obra de arte: pintura, escultura, instalación, dibujo, grabado, libro de artista, etc.

Si tienes una colección y constantemente estas adquiriendo obras de arte este primer examen documentado te permite conocer el estado de conservación en el que estás adquiriendo la obra y sus partes (como el marco, la base, algún anexo). Con la ayuda de un especialista sabrás si tu obra está en buenas condiciones en el momento de la adquisición.

Esto también ayuda a determinar si la obra requiere ser estabilizada para evitar su deterioro o una intervención mayor, como una restauración integral. Este diagnóstico inicial ayuda a identificar las condiciones o materiales que requerirán atención especializada cuando el objeto esté en almacén o en exhibición.

En el caso del arte contemporáneo, por el uso de materiales poco convencionales, comparado con el arte clásico, estos reportes son de suma importancia para dar seguimiento a los procesos de deterioro o el comportamiento de los materiales de la obra.

Piezas en almacenamiento o exhibición

Aunque las obras estén expuestas y almacenadas en condiciones óptimas, se deben hacer inspecciones con cierta periodicidad para registrar cualquier cambio en su condición y poder determinar a tiempo acciones de conservación. Es cierto que las obras pueden permanecer estables durante muchos años, pero no es inusual que algunos deterioros o alteraciones se aceleren por algún cambio en las condiciones del entorno y éstas puedan representar un peligro (por ejemplo, cambio de temperatura y humedad, acumulación de polvo, plagas, fugas de agua, etc.). La inspección y la documentación periódicas garantizarán que se identifique si las obras están en riesgo y que se tomen las medidas adecuadas, cuando sea necesario.

Antes de exponer la obra de arte

Las obras que son elegidas para exhibición deben examinarse para determinar su estabilidad general, la viabilidad de su exhibición y las condiciones recomendables. El restaurador que realiza el reporte debe actualizar el informe de condición existente o iniciar un nuevo informe. Idealmente, este informe de estado de conservación contiene las recomendaciones pertinentes que debe tener el espacio de exhibición, como temperatura, humedad y los niveles de luz recomendados para las obras, así como las instrucciones especiales de manipulación y colocación.

Antes, durante y después de que las obras viajen o que sean prestadas para su exhibición en museos o instituciones

Es necesario un registro del estado de conservación de las obras antes, durante y después de viajes y préstamos. Estos informes, llevados a cabo por un especialista de las instituciones prestamistas y prestatarias son necesarios para garantizar la seguridad de las obras de arte y sus anexos como marcos o bases, así como para revisar la viabilidad de que una obra sea trasladada a otro lugar. Estos reportes documentan cuando se produce cualquier cambio en la condición de las obras o cuando se producen nuevos daños o alteraciones. También permiten dar las recomendaciones para que el espacio donde se exhiban o coloquen las obras sea adecuado, en términos de las condiciones ambientales presentes.

Inmediatamente después de que se produzca un daño o alteración

Cuando ocurre un daño o alteración por causa de un accidente, la movilización de la obra, alguna causa de fuerza mayor (inundaciones, terremotos), etc. se debe documentar cuidadosamente cada una de las alteraciones o daños causados en las obras, indicando su naturaleza, causa, fecha, hora y ubicación del incidente para efectos del reclamo del seguro de la pieza.

Antes de recibir cualquier tratamiento de conservación o restauración

Antes de iniciar con cualquier tratamiento de conservación o restauración, se debe completar un informe que describa claramente el estado, deterioro, daños, alteraciones y si es posible, la causa éstos para contar con un registro claro de antes y después de la intervención. Cabe mencionar que estas intervenciones deben ser realizadas por un especialista: restauradores o conservadores de arte.

Para llevar a cabo el reporte de condición, la obra debe estar en un espacio estable, ya sea una mesa, una base, una superficie plana, que permita el acercamiento a la obra, así como una buena iluminación. Es recomendable que esté presente, además del restaurador que realiza el registro, alguien relacionado con la custodia de la obra. De ser posible se pueden revisar registros anteriores, así las anotaciones actuales pueden hacer referencia a posibles daños o restauraciones previas.

Los reportes de condición tienen variaciones según la institución, el coleccionista, el museo o la galería, en Roéta nos adaptamos a cada formato de reporte y también tenemos nuestro propio formato.

Lo que es indispensable en todos los reportes de condición son los datos generales de la obra como:

-Nombre de la obra

-Nombre del autor

-Fecha de manufactura

-Descripción de los materiales

-Medidas / dimensiones

-Propietario / Custodio

-En el caso de los préstamos se debe indicar, además:

-Nombre de institución / persona que lo presta

-Nombre de institución que recibe

-Fecha de llegada

-Fecha de regreso

-Compañía que lo transporta

-Aseguradora de la obra

-Nombre de las personas que lo están manipulando (equipo técnico)

-Nombre del restaurador o quién lleva a cabo el registro

-Fecha de realización del reporte

Por lo general la descripción de las alteraciones o daños se acompañan de esquemas gráficos y/o fotografías, el registro puede llevarse a cabo de manera digital o físicamente.

Finalmente se realiza un documento con la recopilación de toda la información recabada de la obra y se firma por el especialista quien debe presentar una cédula profesional.

Una recomendación que hacemos a nuestros clientes y coleccionistas de obras de arte, es que adquieran un seguro para su colección, en especial, si piensan realizar préstamos para exposiciones de forma cotidiana.

Si necesitas un documento de este tipo en Roéta estaremos encantadas de realizarlo, escríbenos, llámanos o contáctanos en nuestras redes sociales.

En Roéta restauramos y conservamos tus obras de arte, como si estuvieran en un museo.

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